Eigenes Sekretariat oder Sekretariatsservice? Manchmal beginnt ein großer Traum ganz klein: Aus einer Ein-Mann-Firma kann schnell ein erfolgreiches kleines Unternehmen werden. Spätestens wenn mehrere Fachkräfte im Unternehmen tätig sind, wird schnell deutlich, was fehlt: Eine Sekretärin oder ein Sekretär.
Doch nicht immer sind entsprechende Räumlichkeiten vorhanden oder es soll vorerst kein neuer Mitarbeiter angestellt werden, da die Auftragslage noch nicht gefestigt ist. Die einfache Lösung heißt: Sekretariatsservice oder auch Büroservice. Klassischerweise erfüllen die Fachkräfte des Bürodienstleisters – meist Callcenter – fast alle Aufgaben, die ein internes Sekretariat auch übernimmt. Getränke servieren, Geschirrspülmaschine bedienen und Briefmarken holen gehören freilich nicht dazu. Zwar arbeiten Menschen aus Fleisch und Blut im Sekretariatsservice, diese sitzen aber nicht nebenan, sondern in einem externen Unternehmen. Somit existiert das Sekretariat nicht als physischer Raum, sondern als virtuelles eBüro.
Die Leistung zählt
Die virtuelle Existenz macht das eigene Sekretariat jedoch nicht weniger professionell oder effektiv. Die Mitarbeiter der externen Dienstleister – ob große oder kleine Unternehmen – tippen Diktate ab, formulieren und erstellen Briefe, Faxe oder E-Mails. Auch alle eingehenden Telefonate können ins elektronische Büro weitergeleitet werden, wo sich dort dann eine sympathische Stimme im Namen des Auftraggebers meldet. Im Rahmen dieses Telefonservice rufen die Callcenter-Sekretäre und Sekretärinnen auch bei Kunden oder Geschäftspartner an, um zum Beispiel Termine zu vereinbaren. Genauso können sie Geschäftsreisen für „ihren“ Chef oder ihre „Chefin“ planen und buchen. Diese Dienste können so flexible gebucht, wie sie gebraucht werden: Verhindern beispielsweise Meetings, Geschäfts- oder Urlaubsreisen, dass sich die eigenen Mitarbeiter oder ein Freiberufler um die anfallenden Tätigkeiten kümmert. Der Service kann natürlich auch dauerhaft gebucht werden.